学校法人京都女子学園内部統制システム整備の基本方針

令和7年3月28日制定
 

本法人は、令和7年3月28日、理事会において、理事の職務執行が法令・寄附行為に適合すること及び業務の適正を確保するための体制の整備に関し、本法人の基本方針を以下のとおり決定した。

①リスク管理に関し、体制及び「リスク管理規程」を整備し、役割権限、リスクの評価方法、リスク対応方法等を明確にする。

②「京都女子学園の保有する個人情報の保護に関する規程」及び個人情報保護に関する諸規程に基づき、個人情報の保護と適切な管理を行う。

③事業活動に関するリスクについては、法令及び本法人の規程等に基づき、職務執行部署が自律的に管理することを基本とする。

④リスクの統括管理については、リスク管理委員会が一元的に行い、その監査については、監査部門が行う。リスク管理委員会はリスクの管理状況について理事会に報告する。

⑤本法人の経営に重大な影響を及ぼすおそれのある重要リスクについては、理事会で審議し、必要に応じて対策等の必要な事項を決定する。

⑥災害、事故その他の緊急時に備え、対応組織や情報連絡体制等について規程等を定めるとともに、継続的な教育と定期的な訓練を実施する。

⑦研究活動について、内部牽制機能による研究費の適正経理、研究不正の防止及び知的財産の保護を確保するため、規程等を定めるとともに、必要な措置を講じる。

⑧理事会は、毎年、業務執行に関するリスクを特定し、見直すとともに、リスク管理体制についても見直しを行う。

①理事及び職員が法令並びに寄附行為及び本法人の規程を遵守し、確固たる倫理観をもって事業活動等を行う組織風土を高めるために、「倫理憲章」を定める。

②本法人のすべての役職員のコンプライアンス意識の醸成と定着を推進するため、不正防止等に関わる役職員への教育及び啓発活動を継続して実施、周知徹底を図る。

③本法人の内外から匿名相談できる通報窓口を常設して、不正の未然防止を図るとともに、速やかな調査と是正を行う体制を推進する。通報窓口又は監事に対しコンプライアンスに関する相談又は違反に係る通報をしたことを理由に、不利益な取扱いは行わない。

④監査部門は、職員等の職務執行状況について、コンプライアンスの観点から監査し、その結果を理事会に報告する。理事等は、当該監査結果を踏まえ、所要の改善を図る。

⑤法令・寄附行為違反等の行為が発見された場合には、「リスク管理規程」に従って、理事会において迅速に状況を把握するとともに、外部専門家と協力しながら適正に対応する。

①監事は、「監事監査規程」に基づき、公平不偏の立場で監事監査を行う。

②監事は、理事会、評議員会等の重要会議への出席並びに重要書類の閲覧、審査及び質問等を通して、理事等の職務執行についての適法性、妥当性に関する監査を行う。

③監事は、理事会が決定する内部統制システムの整備について、その決議及び決定内容の適正性について監査を行う。

④監事は、重要な書類及び情報について、その整備・保存・管理及び開示の状況など、情報保存管理体制及び情報開示体制の監査を行う。

⑤監事の職務を補助するものとして、監事の求めに応じ、独立性を有する補助職員を配置する。

⑥補助職員は、監事の指揮命令下で業務を行い、監事以外からの指揮命令を受けないものとし、当該補助職員の異動、人事評価及び懲戒等については、監事の意見を尊重する。

⑦補助職員は、監事に同行して、理事会、評議員会等の重要な会議及び理事長との定期的な会合に陪席することができる。

⑧理事又は職員等は、本法人に著しい損害を与えるおそれのある事実又は法令、寄附行為その他の規程等に反する行為等を発見したときは、直ちに理事長、常務理事並びに監事に報告する。

⑨理事及び職員等は、職務執行状況等について、監事が報告を求めた場合には、速やかにこれに応じる。

⑩理事長は、定期的に監事と会合を持つなどにより、事業の遂行と活動の健全な発展に向けて意見交換を図り、相互認識を深める。

⑪監事がその職務の執行について生ずる費用の前払い若しくは支出した費用の償還又は負担した債務の弁済を請求した場合には、速やかに相当額を支払う。